Деннис Е. Хенсли "Как распорядиться временем"

Как избавиться от двойной работы

Один из вечных вопросов, встающих перед людьми, таков: почему нам никогда не хватает времени сделать с первого раза все правильно, но зато всегда хватает времени переделывать то, что уже испорчено? Другими словами, чем больше я спешу, тем дальше откатываюсь назад.

В этом разделе мы научимся тому, как экономить бесчисленное количество часов, овладевая приемами, позволяющими нам делать дела как следует с первого раза. Избавляясь от двойной работы, мы можем неустанно двигаться вперед, к новым и более интересным обязанностям и задачам.

Делайте все правильно с первого раза

Всегда старайтесь выполнять задачи правильно с первого раза. Многие люди, пытающиеся заключить контракт, или мелькающие тут и там во время демонстрации товара потенциальным покупателям, или второпях формулирующие свою мысль, думают, что они экономят время. Однако все это - лишь самообман. Некачественная работа и плохое обслуживание являются негативными факторами в управлении своим временем.

Если вы носитесь на презентации товара столь быстро, что клиенту приходится сделать вам два дополнительных телефонных звонка, вы не сэкономили время. Если вы на скорую руку диктуете письмо и "экономите время", не проверив его перед отправлением, вы потеряете время, когда клиент позвонит вам, чтобы получить недостающие сведения.

Контроль качества является ключевым фактором умения правильно распорядиться своим временем. Чем меньше дел вам приходится переделывать, тем больше времени вы экономите.

Вы можете стать состоятельным человеком, предотвращая погрешности и недочеты. У вас нет абсолютно никаких уважительных причин, чтобы совершать ошибки при подготовке тех материалов, за которые вы несете ответственность, или допускать небрежность в услугах, которые вы предоставляете клиентам. Разве можете вы обращаться со своими материалами с меньшим усердием, чем парашютист, укладывающий свои парашют? Разве можете вы проводить свои коммерческие операции менее искусно, чем нейрохирург проводит операции на мозге?

Ошибки пророждают другие ошибки, а отсутствие систематического контроля за ними лишь усугубляет ваши проблемы. Вы должны вести упорную борьбу с ошибками, не оскорбляя того, кто совершил промах, а стараясь добиться позитивных перемен там, где была допущена оплошность. Постоянно оказывайте давление с целью предотвратить ошибки. Возьмите в привычку правильно выполнять задачу с первого раза. Помните: ваша задача заключается не в том, чтобы обнаруживать ошибки (это только удваивает вашу работу), но в том, чтобы в первую очередь предотвращать их.

Вот четыре самые распространенные причины отсутствия контроля качества:

• Недостаток внимания: вы слишком устали, слишком долго работали, чтобы уделять должное внимание тому, что делаете.
• Недостаток желания: из-за физического недомогания, или умственного переутомления, или, возможно, по причине отсутствия должных стимулов у вас нет желания делать то, что от вас требуется.
• Плохое отношение: вас вполне устраивает ваша посредственность. Поэтому вы никогда не стремились к совершенству в своем деле.
• Отказ прислушаться к наставлениям: вы слишком горды, слишком заняты или вовсе не заинтересованы в том, чтобы уделить время изучению новых и лучших путей повышения качества своей работы.

Вы можете обеспечить контроль за качеством, последовав следующим советам:

• Установите высокие стандарты для той работы, котрую вы делаете, и проследите за тем, чтобы всякий работающий с вами понимал необходимость наличия таких стандартов.
• Проводите периодические углубленные обзоры сделанной для вас работы (начиная с текстов, которые печатает ваша секретарша, до уборки офиса, которую производят ваши уборщицы) и убедитесь, что сотрудники не понизили уровень стандартов, которые вы установили.
• Помните, что качественное обслуживание - это и бизнес, и этический стандарт во всяком бизнесе.
• Отдыхайте столько, сколько необходимо, меняйте свои ежедневные занятия.
• Ничего не принимайте на веру.

Качество - это не что иное, как соответствие требованиям, отмечает эксперт Филипп Кросби. Оно поддается точному измерению. Законы природы не делают скидку ни на малейшую ошибку, что должно быть присуще и законам хорошего бизнеса. Качественная работа экономит время и деньги. Несоответствие качества требуемому уровню приводит к дополнительным затратам рабочего времени и денежных средств.

Если вы беретесь за работу, делайте ее хорошо или уж не делайте вовсе.

(Перепечатано из газеты В.И.Олийника "На пороге вечности")