Деннис Е. Хенсли "Как распорядиться временем"

Устраните помехи, мешающие вам работать

Одна из основных причин того, что вы делаете значительную часть своей работы дважды, заключается в том, что вас часто прерывают, после чего вам приходится начинать все сначала.

Незапланированные перерывы необходимо строго контролировать. При этом вы, возможно, будете вынуждены пойти против своего уже установившегося стиля жизни; однако в дальнейшем это оправдает себя. Вот шесть основных советов, как уменьшить число помех, с которыми вы частенько сталкиваетесь в жизни.

Во-первых, научитесь говорить "нет", не испытывая при этом чувства вины. Если вы слишком заняты в настоящее время, чтобы заседать в комитете, скажите "нет". Если задачи, которые стоят перед вами, займут у вас слишком много времени, чтоб принять предложение покатать шары или поиграть в лиге гольфа этим летом, извинитесь пред вашей командой и пропустите сезон. Придерживайтесь своих целей и никогда не стесняйтесь отстаивать время, необходимое для их осуществления, отказываясь от всевозможной побочной деятельности.

Во-вторых, прекратите политику открытых дверей на протяжении всего рабочего дня. Выделите для себя ежедневно по крайней мере один час (лучше два, если получится), чтобы провести его в полном уединении. Не позволяйте никому нарушать ваш покой по какой бы то ни было причине. Отключите телефон, вывесьте табличку "Не беспокоить", поставьте у дверей на страже вашего секретаря, укройтесь в вашей церковной библиотеке - словом, сделайте все возможное, чтобы какое-то время без помех предаться серьезным размышлениям или поработать над особыми планами. Вставьте этот час в ваше ежедневное расписание.

В-третьих, усильте контроль за свое рабочей средой. Если люди, проходящие по холлу, отвлекают вас, закройте дверь. Если электрическая машинка для затачивания карандашей у вашего секретаря нарушает ход ваших мыслей, попросите его не пользоваться ею, пока вы занимаетесь бумажной работой. Если невнятный гул разговоров в примыкающих кабинетах или комнатах в вашем доме раздражает вас, используйте гудение осушителя воздуха в качестве "белого шума" или включите радио для подавления шумов. Елси ваш кабинет излишне броско украшен и это действует вам на нервы, смените его отделку. Перед вами стоит задача первостепенной важности - стать успешным работником, все остальное должно быть подчинено этой цели.

В-четвертых, соберите все необходимые материалы, прежде чем начинать новый проект. Оставляя рабочее место каждые десять минут, чтобы взять досье, записи, таблицы, справочники, кнопки, скрепки, блокноты, писчую бумагу и все остальное, что может понадобиться для работы, вы не только потратите впустую драгоценное время, но и будете постоянно сбиваться с мысли и не сможете состредоточиться на деле. Поэтому соберите все материалы, прежде чем начинать важный проект, проявив ту же серьезность, какую проявляет генерал, когда планирует материально-техническое обеспечение военной кампании. Пионерский девиз до сих пор остается добрым советом: будь готов.

В-пятых, планируйте паузы в работе. Большинство людей считают, что им необходимы получасовые перерывы утром и днем. Чепуха. Это двадцать потраченных впустую часов в месяц. Вместо этого время от времени давайте себе пятиминутный отдых, чтобы выполнить несколько дыхательных упражнений, перекусить, медленно пережевывая пищу, пройтись по коридору, размяв мышцы, или, расслабившись, немного подремать. Короткая передышка обычно служит подходящей сменой темпа, чтобы возобновить творческий процесс мышления и обновить рабочий настрой; но она не займет у вас много времени, чтобы вам не успеть забыть, на каком этапе осуществления своего проекта вы находитесь.

В-шестых, планируйте свои повседневные дела с небольшим запасом времени. Неизбежные помехи нужно воспринимать как данность. Поэтому, сталкиваясь с ними, устраняйте их и возвращайтесь в рамки своего распорядка. Если вы позволили себе свободный режим рабочего дня (более короткий обеденный перерыв, время для встреч, сверхурочный час в конце рабочего дня), вы не будете паниковать по поводу нарушения графика дел, запланированных вами на этот день.

Основной урок, который вы должны для себя извлечь, заключается в том, что помехи оказывают разрушающее влияние на деятельность, связанную с правильным управлением временем. С ними необходимо бороться, контролировать и устранять их. Если бы термиты разрушали ваш дом, вы бы постарались уничтожить их. Если помехи сводят на нет ваши усилия правильного использования времени, вы должны избавиться от них также. Расписания и системы подобны шарам с нагретым воздухом: держите их в сохранности - и они полетят; проткните в них дырочки - и они никогда не оторвутся от земли.

(Перепечатано из газеты В.И.Олийника "На пороге вечности")