Деннис Е. Хенсли "Как распорядиться временем"

Рациональная организация встреч

Если вам как продавцу, или председателю компании, или газетному репортеру, или страховому агенту необходимо регулярно назначать встречи с людьми, руководствуйтесь следующими принципами:

• Назначайте свою первую встречу как можно раньше, чтобы у вас был необходимый стимул вставать и выходить из дома каждое утро.
• Напомните по телефону или пошлите по почте подтверждение, чтобы быть уверенным, что встреча действительно состоится.
• Приходите на встречу немного раньше, чтобы чувствовать себя спокойно и уверенно.

Слушайте внимательно

Если время от времени выясняется, что вам необходимо написать, или позвонить кому-то, или посетить кого-то, чтобы попросить его повторить то, что он вам уже сообщал, значит, вы делаете двойную работу. Если вы внимательно прослушаете сообщение в первый раз и запомните его основные аспекты, вам не придется тратить драгоценное время позже, вторично обращаясь к собеседнику, чтобы восстановить информацию в памяти.

Вот несколько советов, касающихся умения слушать:

• Смотрите собеседнику в глаза. Люди хотят нераздельно пользоваться вашим вниманием. Не поглядывайте на телевизор, не пролистывайте журнал и не играйте со своим карманным калькулятором, когда с вами говорят о деле.
• Используйте позитивный язык жестов. Сядьте рядом с собеседником; слегка подайтесь вперед, что будет означать ваш искренний интерес; время от времени утвердительно кивайте головой.
• Не теряйте нить разговора. Не пытайтесь предвосхищать высказывания собеседника. Не фантазируйте. Не забивайте голову выдумыванием умных замечаний.
• Делайте заметки. Если вы будете делать записи в блокноте, вы произведете на собеседника впечатление и к тому же отметите для себя важные моменты предстоящей работы.
• Эффективно используйте молчание. Краткие перерывы в разговоре создают впечатление, что вы действительно обдумываете то, о чем идет речь, - что, собственно, вы и должны делать.
• Будьте вежливы. Не обрывайте людей на середине фразы. Не поддакивайте им в разговоре. Не договаривайте за них начатую фразу и не подгоняйте их; дайте им самим высказаться.

В данном разделе мы рассмотрели, как качественный контроль, устранение помех и умение слушать могут предотвратить напрасную трату времени и двойную работу. Каждый раз, когда у вас возникает ощущение, называемое "дежа-вю" - "а разве я уже не сделал часть этой работы?", незамедлительно ищите то, что послужило причиной повторения ваших усилий. Избавьтесь от этой проблемы, чтобы вы могли делать дело один раз и затем продвигаться дальше.

(Перепечатано из газеты В.И.Олийника "На пороге вечности")